Der Arbeitgeberverband Gesamtmetall vereint über 24.000 Unternehmen der Metall- und Elektroindustrie. Kernkompetenz des Verbandes ist die Förderung der Kommunikation und der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, den Mitgliedern und den Mitgliedsverbänden. Die Auswahl und Implementierung einer leistungsfähigen und anpassbaren Plattform für die Verbandsarbeit ist für den Arbeitgeberverband Gesamtmetall, wie für jeden anderen Verband, von entscheidender Bedeutung. Gesamtmetall begann im Jahr 2015 mehrere Altsysteme durch den IBM Digital Workplace Hub auf Basis von IBM Connections und XCC abzulösen. Der IBM Digital Workplace Hub umfasst neben der Kommunikation die Kollaboration sowie die Integration diverser Applikationen. Die Funktionen können verbandsintern als auch teilweise unternehmensübergreifend genutzt werden.

Bei der engen Vernetzung mit relevanten Gruppen sind Verbände den Unternehmen oftmals noch um Jahre voraus. Unternehmen können auf dem Weg zu der “Connected Company” von Verbänden lernen.

IBM Connections eignet sich als Enterprise Social Business Plattform hervorragend für die Kollaboration. Allerdings identifizierte das Projektteam um Werner Meyer zu Ermgassen, Leiter Informations- und Kommunikationstechnik bei Gesamtmetall, schnell zwei Faktoren, die die erfolgreiche Einführung im Verband erschwerten: „Unseren Mitarbeitern und Mitgliedsverbänden hat in IBM Connections der aus der Vorgängerlösung Quickr und IBM Notes gewohnte, klar strukturierte Aufbau gefehlt. Um alle zu erreichen, müssen wir Informationen deshalb sowohl im neuen Intranet als auch in unseren Notes Datenbanken pflegen“, fasst Werner Meyer zu Ermgassen zusammen.

Werner Meyer zu Ermgassen, Gesamtmetall

„XCC senkt die Einstiegsbarriere für unsere Mitarbeiter und Verbandsmitglieder in das Social Intranet deutlich. Der mit XCC umgesetzter Newshub ist eine enorme Arbeitserleichterung für unsere Mitarbeiter.“

Werner Meyer zu Ermgassen, Leiter Informations- und Kommunikationstechnik,
Arbeitgeberverband Gesamtmetall e.V.

Inhalte in IBM Connections strukturieren

Um die von den Mitarbeitern und Mitgliedern vermisste Struktur in das Social Intranet zu bringen, entscheidet sich Gesamtmetall Ende 2015 für den Einsatz von XCC – Web Content & Custom Apps Extension für IBM Connections. Die Erweiterung ermöglicht es, mit wenigen Handgriffen übersichtliche Dashboards in IBM Connections zu erstellen. Hierin lassen sich per Mausklick sowohl plattforminterne Inhalte wie Dateien, Wikis oder Blogs sowie auch externe Quellen wie zum Beispiel ein Facebook-Stream einbinden. Die intuitive grafische Oberfläche der XCC begeistert Werner Meyer zu Ermgassen: „Ich kann mir heute fast nicht mehr vorstellen, ohne XCC in IBM Connections zu arbeiten.“

Gesamtmetall setzt die neuen Landingpages mit XCC komplett in Eigenregie um. „TIMETOACT hat uns bei der Installation unterstützt und anschließend rund eine Stunde geschult. Die XCC Basics sind wirklich unglaublich intuitiv: Im Anschluss an die Schulung habe ich direkt eine Einstiegsseite für unsere Verbandscommunity erstellt“, erinnert sich Ermgassen. Der Verband erstellt nach und nach zahlreiche Übersichtsseiten, mit denen alle jeweils relevanten Inhalte auf einen Blick sichtbar sind. „Momentan pflegen wir viele Informationen noch doppelt: In unseren Notes Datenbanken und in IBM Connections. XCC senkt die Einstiegsbarriere für unsere Mitarbeiter und Verbandsmitglieder in das Social Intranet deutlich – wir werden jetzt langsam damit anfangen, die Inhalte nur noch dort zu pflegen. Für uns bedeutet das einen geringeren Pflegeaufwand. Für alle Anderen wird die Informationsrecherche einfacher.“ Um IBM Connections als umfassende Informationsquelle zu etablieren, wurden bereits einige webfähige Dominodatenbanken in das Social Intranet integriert. Eingebunden sind momentan zum Beispiel der Gruppenkalender sowie das Mitgliederhandbuch.

Besonders begeistert den IT-Verantwortlichen der von ihm integrierte Newshub. Auf diesem mit XCC umgesetzten Dashboard werden alle Social Media Streams der Verbandsmitglieder angezeigt.

„Das ist eine enorme Arbeitserleichterung für unsere Mitarbeiter, da sie nicht mehr alle Social Media Kanäle einzeln überblicken müssen. Mit XCC wird IBM Connections vom Rohdiamanten zu einer Plattform mit dem Potential, zu einer einzigen, übergeordneten Lösung für unterschiedliche Anforderungen zu werden.“

Werner Meyer zu Ermgassen, Leiter Informations- und Kommunikationstechnik,
Arbeitgeberverband Gesamtmetall e.V.

Als nächstes Projekt stehen die „Flyout-Pages“ von XCC auf der Agenda von Werner Meyer zu Ermgassen. Mit Hilfe der „Flyout-Page“ kann z. B. die Startseite so in das Menü eingebunden werden, dass sie als „Flyout“-Page von jeder beliebigen Inhaltsseite aufgerufen werden kann – ohne, dass die aktuelle Seite verlassen wird. Für die Mitarbeiter und Mitglieder wird die Nutzung von IBM Connections damit noch einfacher.

Gesamtmetall Logo
Gebäude Gesamtmetall e. V.

Über den Arbeitgeberverband Gesamtmetall e. V.

Im Arbeitgeberverband Gesamtmetall e. V. sind die Landesarbeitgeberverbände der deutschen Metall- und Elektroindustrie (M+E) zusammengeschlossen. Gesamtmetall und seine 22 Mitgliedsverbände vertreten die Interessen von rund 6.500 Unternehmen mit mehr als 2,1 Millionen Beschäftigten.

Ausgangssituation

Gesamtmetall führte die Social Intranet Plattform IBM Connections als neue Lösung zur verbandsübergreifenden Kommunikation ein. Die Plattform steht Mitarbeitern sowie Verbandsmitgliedern zu Informationszwecken und zum gegenseitigen Austausch zur Verfügung. Die Einführung brachte nicht den erhofften Erfolg: Die Nutzer griffen weiter auf andere Informationsquellen zurück. Inhalte mussten teilweise mehrfach gepflegt werden, um alle zu erreichen. Was fehlte war eine ansprechend strukturierte Nutzeroberfläche in IBM Connections mit genauer Zielgruppenansprache.

Lösung

Ergänzt um XCC – Web Content & Custom Apps kann Gesamtmetall individuelle Einstiegsseiten in IBM Connections erstellen. Mit XCC können zum einen auf der Plattform selbst abgelegte Inhalte wie Files, Wikis oder Blogs gezielt auf einer Seite zusammengefasst werden. Zum anderen besteht auch die Möglichkeit, externe Inhalte anzuzeigen. Hierdurch finden sich zum Beispiel Social Media Streams oder auch webfähige Dominodatenbanken in dem so entstehenden „IBM Digital Workplace Hub“ wieder.

Wert für den Kunden

Mit XCC wird IBM Connections zu einem IBM Digital Workplace Hub, in dem sich alle für die Mitarbeiter und Mitglieder relevanten Inhalte und Informationen zur Verbandsarbeit befinden. Verschiedene, mit XCC erstellte, Einstiegsseiten liefern die jeweils thematisch passenden Inhalte. Durch die strukturierte und zielgruppengenaue Informationsanordnung senkt XCC die Hemmschwelle gegenüber dem IBM Digital Workplace Hub. Darüber hinaus senkt XCC den Aufwand für die Redakteure beträchtlich.

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