Um die Landesinteressen adäquat vertreten zu können, ist für Islands Außenministerium die konstante Abstimmung und enge Zusammenarbeit aller Mitarbeiter und Abteilungen weltweit ein wichtiger Faktor. Rückständige oder leistungsschwache Systeme können sich dabei negativ auf die Interne Kommunikation auswirken. Mit einer integrierten Intranet-Plattform hingegen bleibt die Organisation agil und synchron. Islands Außenministerium hat sich aus diesem Grund für den IBM Digital Workplace Hub auf Basis von IBM Connections und XCC – Web Content & Custom Apps Extension entschieden. Ihre Interne Kommunikation und ihre tägliche Arbeit haben von dieser Entscheidung erheblich profitiert.

Islands Außenministerium koordiniert im Auftrag des Staates diplomatische Projekte rund um die Welt. Das erfordert eine präzise Abstimmung und kurze Entscheidungswege. Wie Zahnräder in einer Maschine müssen hierzu auch alle Teile eines Amtes ideal miteinander arbeiten. Mit dem alten Intranet auf Basis von IBM WebSphere war das jedoch nicht immer problemlos möglich: Inhalte zu speichern und anzuzeigen gehörte zwar zu den Grundfunktionen der vorherigen Plattform, eine Interaktion der Mitarbeiter wurde aber nicht unterstützt. Durch die fehlenden Kollaborationsfunktionen waren Abstimmungen sowie andere kooperative Aufgaben nur schwer möglich. Das Intranet wurde daher immer seltener verwendet.

Der Grundstein für ein integriertes Intranet

Islands Außenministerium hatte bereits Pläne, das bestehende Intranet zu ersetzen. Die neue Lösung basierte auf der marktführenden Social Enterprise Software IBM Connections. Auf einer IBM Konferenz erfuhren die IT Verantwortlichen erstmals von XCC, der Web Content & Custom Apps Erweiterung für IBM Connections. Dieses leichtgewichtige Web Content Management System integriert sich nahtlos in IBM Connections. Es erweitert die kollaborative Umgebung um klassische Funktionen für Content Management und fügt Applikationen hinzu. Werden XCC und IBM Connections zusammen eingesetzt, entsteht der IBM Digital Workplace Hub: Eine zentrale Plattform für Kommunikation und Kollaboration, die sowohl Kosten als auch Aufwand für ein integriertes Intranet stark senkt. Die einfache Integration in IBM Connections und das große Angebot an Funktionen überzeugten IT-Leiter Sigþór Hilmisson von XCC. „Wir sind sehr glücklich mit XCC – Damit können wir IBM Connections ganz anders nutzen als zuvor“, erklärt der IT-Leiter.

Während XCC’s kurzer Installationsphase stand TIMETOACT stets helfend zur Seite: “Wir sind mit dem Support von TIMETOACT sehr zufrieden. Alle waren hilfsbereit und kooperativ“, erinnert sich Jón Einar Sverrisson, IT-Mitarbeiter. Mit XCC als technischer Grundlage migrierte ein kleines Team Angestellter die Inhalte aus dem alten Intranet und strukturierte sie neu. XCC lässt User mit wenigen Mausklicks übersichtliche Dashboards erstellen. Auch technisch kaum versierte Nutzer können via simplem Drag-and-Drop diese Raster auf jegliche Anforderungen anpassen und mit Inhalt füllen.

Sigthor Hilmisson Ministry for Foreign Affairs of Iceland

“Wir sind sehr glücklich mit XCC – Damit können wir IBM Connections ganz anders nutzen als zuvor!”

– Sigþór Hilmisson, IT-Leiter Außenministerium Island

Intranet leicht gemacht mit IBM Connections & XCC

Im neuen XCC basierten Intranet müssen Mitarbeiter ihre Informationen nicht mehr mühsam aus multiplen Plattformen beziehen oder in verschiedenen Communities suchen. Zentrale Anlaufstellen liefern den Mitarbeitern auf einen Blick alles Wissenswerte. Informationen für die ganze Organisation stehen jetzt gesammelt auf einer zentralen, übersichtlichen Startseite. Über die auf XCC eingebundene Navigationsleiste können die Mitarbeiter unkompliziert zu weiteren Informationspunkten springen, wie zum Beispiel detailierte Informationen zu Botschaften, Abteilungen oder Personen.

XCC fügt dem Repertoire noch weitere Kanäle für Kommunikation zwischen Mitarbeitern hinzu und verbessert so die Kollaboration erheblich. Außerdem ermöglicht XCC die individuelle und einfache Strukturierung von in- und externen Inhalten. Formulare, Umfragen oder Diskussionen machen das Intranet zu einer interaktiven Plattform, die Mitarbeiter direkt mit einbezieht. Durch XCC’s intuitive Bedienung können Angestellten und Manager gleichermaßen Content erstellen. Mitarbeiter profitieren dabei vom besser zugänglichen und funktionalen Intranet sowie der breiten Auswahl an interaktiven Funktionen.

Das zeigte sich vor allem in der positive Reaktion auf die neue Intranet-Plattform. XCC ist flexibel einsetzbar und extrem nutzerfreundlich. Deshalb plant das Ministerium für die Zukunft mit XCC einige neue Features. So soll es zum Beispiel Blitz-Umfragen oder eine automatisch aktualisierte Out-of-Office Liste geben. Letztere unterstützt vor allem die Mitarbeiter am Empfang des Außenministeriums. Sie können dann auf einen Blick die Verfügbarkeit von Personen sehen. XCC bietet dem Ministerium die Chancen, ihren individuellen IBM Digital Workplace Hub weiter auszubauen.

MFA Island Logo

Über Islands Außenministerium:

Islands Außenministerium mit Hauptsitz in Reykjavik wurde am 18. November 1941 gegründet. Es verwaltet die diplomatischen Angelegenheiten Islands, pflegt die internationalen Beziehungen und bietet den Einwohnern im Ausland Sicherheit und Service. Zu den internationalen Einrichtungen gehören über 20 isländische Botschaften rund um die Welt.

MFA Iceland Headquarters

Ausgangssituation

Islands Außenministerium nutzte zunächst ein klassisches Intranet auf Basis von IBM WebSphere. Mit dieser Plattform war es möglich, Inhalte speichern und anzuzeigen. Sie bot aber keine Funktionen für Kollaboration. Mitarbeiter konnten sich nicht aktiv an Themen beteiligen. Die Massen an Informationen waren  nicht sinnvoll gegliedert. Das machte die Suche nach  Informationen im alten Intranet mühsam. Folglich nutzten Mitarbeiter das Intranet nicht gerne.

Lösung

Das neues Intranet auf Basis von IBM Connections sollte einfach zu bedienen und attraktiv für das Personal sein. Ziel der Umstellung war daher, eine zentrale Intranet-Plattform aufzubauen, die Funktionen für Web Content Management und Kollaboration in sich vereint. Das Gerüst für das neue Intranet bildete eine logische Strukturierung für alle Inhalte. Damit sollte der Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern rund um die Welt gefördert werden. Interaktive Funktionen wie Umfragen runden das Konzept für das kollaborative Intranet ab. Damit involviert die neue Plattform User  aktiv darin, Inhalte zu erstellen und ihr Wissen bei zu tragen.

Wert für den Kunden

XCC erweitert IBM Connections mit Funktionen für klassisches Web Content Management. Es rüstet die Plattform auch für diverse Aufgaben wie Freigabe von Inhalt. Der IBM Digital Workplace Hub ist sowohl für Kommunikation als auch Kollaboration bestens geeignet. Als leichtgewichtige Erweiterung fügt sich XCC dabei nahtlos in IBM Connections ein. Dank der intuitiven Bedienung von XCC können sich Autoren nun voll auf den Seiteninhalt anstatt auf die Technik konzentrieren. Manager wie Mitarbeiter können mühelos Inhalte erstellen und sich in Diskussionen einbringen.

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