Digitalisierte Prozesse steigern Effizienz

TIMETOACT & X-INTEGRATE begleiten Energieversorger e-regio auf dem Weg zur Digitalisierung

Ein Mausklick und der Stromanbieter ist gewechselt. Die Digitalisierung hat die Kundengewinnung von Energieversorgern fluider gemacht. Mit genau den gleichen Instrumenten können die Unternehmen darauf jedoch reagieren. Digitale Lösungen helfen dabei, Geschäftsprozesse zu beschleunigen, webbasierte Kontaktaufnahmemöglichkeiten zu schaffen, Abrechnungsprozesse zu vereinfachen und somit insgesamt einen besseren Service zu bieten. Die e-regio GmbH & Co. KG, regionaler Energiedienstleister aus Euskirchen, lässt sich dabei umfänglich von der TIMETOACT GROUP als Partner für die Digitalisierung beraten, sowohl technisch wie fachlich.

Mit der TIMETOACT GROUP fand e-regio einen Partner für ihren Weg in die Digitalisierung, der visionär denkt und gleichzeitig weiß, mit welchen konkreten Schritten und Maßnahmen man seine Ziele bestmöglich erreicht. Die Kölner Unternehmensgruppe brachte ihre Expertise in den Bereichen Content Management, Archivierung, Collaboration und Projektmanagement in das IT-Vorhaben ein. Ein weiterer umfassender Projektbereich bestand in der Konzeption und Umsetzung elektronischer, automatisierter Workflows für eine bessere Steuerung der Geschäftsprozesse bei e-regio. Hier kam das TIMETOACT-Tochterunternehmen X-INTEGRATE mit seinem Fokus auf Prozess Management ins Spiel.

Auf unserem Weg zur Digitalisierung ist TIMETOACT für uns der erste Ansprechpartner und unterstützt uns in allen Belangen technisch und fachlich. Ein kompetenter Partner ist heute unerlässlich, wenn man die neuen technischen Möglichkeiten ausloten und sich in eine bessere Wettbewerbsposition bringen will.

Oliver Moritz Stellvertretender Geschäftsleiter e-regio

Erstes gemeinsames Projekt war Ende 2017 das Aufsetzen zweier Workflows, mit denen der Energieversorger seine Geschäftsprozesse – auch an der Schnittstelle zu Externen – automatisieren und damit schneller ablaufen lassen wollte. Hier ging es zum einen um den Netzbauprozess, einen klassischen Standardvorgang: 3.000 Hausanschlüsse verlegt e-regio pro Jahr, hinzu kommen 100 – 200 Versorgungsleitungen. Das Lotus-Notes-System, mit dem diese Vorgänge bislang verwaltet wurden, war in die Jahre gekommen und sollte ersetzt werden. X-INTEGRATE erhielt den Auftrag zur Implementierung einer Business-Process-Management-Lösung auf Basis von IBM BPM.

Wie andere Energieversorger nutzt auch e-regio spezielle Softwarelösungen zur Steuerung und Planung von Baumaßnahmen wie Lovion oder Lima. Diese sind allerdings sehr technisch und decken nur einen Teil der Prozesskette ab. Die Prozesskomponente von X-INTEGRATE setzt früher an, betrachtet den gesamten Prozess des Kunden und verbindet dadurch verschiedene Abteilungen miteinander: Vertrieb, Buchhaltung, Technische Planung, externe Partner und Dienstleister (Anlagenbauer, Tiefbauer etc.).

Als Spezialist für Prozessautomatisierung analysiert X-INTEGRATE die Ist-Prozesse auf Optimierungsmöglichkeiten, bewertet und konsolidiert die fachlichen und technischen Rahmenbedingungen und entwirft gemeinsam mit dem Kunden die Soll-Prozesse. Im Anschluss werden die Anforderungen in einem agilen Projektkontext unter der Projektleitung von X-INTEGRATE implementiert und in die Produktion überführt. Der Anschlussprozess startet jetzt damit, dass der Kunde seine Anfrage über ein Webportal an den Energieversorger schickt. Dort gibt er die Art des Anschlusses ein, fügt die dazugehörigen Dokumente bei. An dieser Stelle schaltet sich die BPM-Applikation ein. Sie prüft, ob es ein Neu- oder Bestandskunde ist, ob es schon einen Kundenbetreuer gibt. Falls ja, wird dieser direkt kontaktiert, falls nicht, wird ihm ein solcher zugeordnet – abhängig von der Art des Gebäudes (Miet/Bürogebäude). Der Prozess wird also dahingehend automatisiert, dass die Verantwortlichen im Unternehmen automatisiert genau die Dokumente (etwa Baupläne) erhalten, die sie benötigen, um den Prozess schneller voranzutreiben.

Schneller zum Hausanschluss per BPM

Etliche Kunden schicken ihre Angebotsanfragen auch per E-Mail. Dann ist dies der Startpunkt für den elektronischen Workflow. Automatisiert wird also zunächst die Anfragenbearbeitung und anschließend die Angebotserstellung. Hat der Kunde das Angebot bestätigt, startet der nächste Prozessschritt: Die zur Bauausführung erforderlichen Planungsdaten werden erstellt und an Lovion weitergegeben. Umgekehrt übergibt die Projektmanagementsoftware Informationen zur Abrechnung, Fakturierung oder Archivierung an das BPM-Tool. Dieses lässt sich also an bestehende Lösungen für einzelne Prozessschritte, wie beispielsweise die Projektierung, andocken. Es muss keine End-to-End-Automatisierung darüber stattfinden, sondern der modulartige Einsatz erlaubt auch Szenarien der Teilautomatisierung.

Beschaffung von ABC-Gütern

Der zweite große Prozess, den X-INTEGRATE für den Energiedienstleister aufgesetzt hat, ist das Beschaffungswesen. Von einfachsten Büromaterialien bis zu Rohren, Zählern und anderem technischen Equipment bestellt das Unternehmen zwischen 5.000 und 10.000 Artikel pro Jahr. Jeder der 400 Beschäftigten ist ein potenzieller Besteller und damit Nutzer der webbasierten BPM-Lösung. X-INTEGRATE hat sie auf die Bedürfnisse der User individuell angepasst. „Beschaffung ist ein Massenprozess und muss geschmeidig laufen“, sagt Oliver Moritz, Leiter Netzdokumentation/ IT/Projektmanagement bei der e-regio GmbH & Co. KG. Es bestellen unterschiedlichste Bestelltypen im Unternehmen: vom Bürokaufmann, der pro Halbjahr eine neue Druckerpatronen benötigt, bis zur Fachabteilung, die tägliche mehrere hundert Meter Rohre ordert. Sie alle bringt e-regio mit der Software unter einen Hut. Maverick Buying ist damit unterbunden, es gibt Kontrolle darüber, wer was bestellt und Vorgesetzte können eingreifen.

TIMETOACT betreut Archivsystem

Hauptsitz der e-regio in Euskirchen

Als elektronische Basis ihrer gesamten geschäftlichen Dokumente setzt e-regio das System Filenet P8 ein, das von Archivexperten der TIMETOACT GROUP betreut wird. Sie löste damit ein Vorgängersystem ab, aus dem 6,5 Mio. Dokumente migriert wurden. „Wir suchten eine Software, mit der wir auch E-Mail-Archivierung betreiben können“, so Oliver Moritz. Im Archiv werden sowohl elektronische wie eingescannte und volltexterkannte Eingangsdokumente wie Anfragen und Rechnungen automatisiert abgelegt. Als e-regio Anfang 2018 auf der Suche nach einem neuen Tool für das Projektmanagement war, kam die Sprache schnell auf Jira von Atlassian. Die TIMETOACT GROUP beschäftigt sich seit 20 Jahren mit Collaboration und verfügt als Gold Solution Partner des Herstellers über umfassende Erfahrung beim Einsatz des Atlassian-Portfolios für die Projekt-und Teamarbeit bei Kunden in allen Branchen. Felicitas Linden, Projektmanagerin bei e-regio: „Wir kannten Jira schon als Kunde von TIMETOACT und stellen als Externe Tickets in deren Jira-System ein.“ So kannte man bereits die Vorteile der Lösung und entschied sich rasch für die Nutzung im eigenen Haus.

Implementiert wurde Jira im Frühling 2019 innerhalb einer Arbeitswoche auf den Servern der e-regio. Eine Auswahl an Mitarbeiter*innen erhielt einen halben Tag Projektmanagementschulung sowie Grundlagen in Jira. Aus den Schulungen heraus entstanden dezidierte Anforderungen der User, die TIMETOACT in der Software umsetzte. Dann begann auch schon der produktive Einsatz.

Jira als unschätzbare Hilfe beim Fusionsprojekt

Seine Feuertaufe hatte Jira sogleich mit einem Mammutprojekt zu bestehen: der bevorstehenden Fusion mit einem benachbarten Energieversorger. Eine Unmenge an Aufgaben und Meilensteinen stand in diesem Zusammenhang an, die es zu koordinieren galt. Um nichts zu vergessen, sollte alles, was mit der Fusion zu tun hat, im Projektmanagementtool konsolidiert werden. „In Jira steht die Wahrheit“, bringt es Oliver Moritz auf den Punkt. Denn aus Erfahrungsberichten anderer Energieversorger, die ebenfalls fusionierten und dies mit Excel-Listen und E-Mails versuchten zu organisieren, wusste er: Bei kleineren Abstimmungsarbeiten mag dies funktionieren. Für ein umfassendes Vorhaben wie eine Fusion ist dies jedoch der falsche Weg. In der Vielzahl an Informationen geht schlicht der Überblick verloren und manches wird übersehen. 250 der 400 Beschäftigten bei e-regio arbeiten mit der Projektmanagementsoftware und hielten in ihr alle für die Fusion relevanten Sachverhalte an zentraler Stelle fest. Sie lassen sich dort auch mit Themen aus unter Umständen ganz anderen Bereichen verknüpfen. Aufgaben lassen sich aggregieren, Meilensteine festhalten, um die sich einzelne Themenbeauftrage gekümmert haben. Modul-, Projekt- und Geschäftsleiter setzten sich in regelmäßigen Runden zusammen und kontrollieren anhand von Jira das Erreichen des jeweils nächsten Ziels. Dies ermöglichte eine engmaschige Kontrolle darüber, wo es gerade hakt. So bildete e-regio mit Jira alle Aufgaben rund um die Fusion zuverlässig ab.

Auch die Geschäftsführer und -leiter nutzten das Tool regelmäßig und informierten sich darin. Am 1. Oktober 2019 war die Fusion abgeschlossen. „Wenn sich 400 Personen gegenseitig E-Mails schicken und in Excel-Listen in unterschiedlichen Versionsständen arbeiten, hätten wir diesen Zeitplan kaum einhalten können“, ist sich Oliver Moritz sicher. Nach erfolgreichem Abschluss der Fusion wird Jira künftig für weitere klassische Projektmanagementaufgaben genutzt, die bislang mit Excel erledigt wurden.

Neben den BPM-Projekten, der Jira-Einführung und Archivbetreuung hat e-regio bei der TIMETOACT GROUP auch klassisch Produkte gekauft, ohne dass damit ein Projekt verbunden wäre. Die Collaboration-Lösung IBM Connections etwa, die als Intranet genutzt und von TIMETOACT betreut wird. Alle Lösungen betreibt e-regio on-premises auf eigenen Servern; für Jira und Connections übernimmt TIMETOACT Managed Services, für die BPM Plattform erbringt X-INTEGRATE Managed-Service-Leistungen. Oliver Moritz: „Auf unserem Weg zur Digitalisierung ist TIMETOACT für uns der erste Ansprechpartner und unterstützt uns in allen Belangen technisch und fachlich. Ein kompetenter Partner ist heute unerlässlich, wenn man die neuen technischen Möglichkeiten ausloten und sich in eine bessere Wettbewerbsposition bringen will.“

Eingesetzte Technologien:

 

Die e-regio GmbH & Co. KG ist ein vielseitiger und moderner Energiedienstleister mit Hauptsitz in Euskirchen. Das Unternehmen versorgt neben seiner Funktion als Gasversorger und Netzbetreiber seine Kunden mit Strom und Wasser.

Headerbild zu Anwendungsmöglichkeiten von Atlassian
Service

Anwendungsmöglichkeiten

Lernen Sie Möglichkeiten kennen, die Atlassian Produkte in Ihren Unternehmensalltag zu integrieren und Ihre Prozesse so effizienter zu gestalten.

Headerbild von Enterprise Service Management
Service

Enterprise Service Management

Unsere Enterprise Service Management Solution bietet Ihnen eine Möglichkeit das Service Management über ein einfach bedienbares Service Portal für alle Beteiligten zugänglich zu machen. Sie können in diesem Portal Ihre Prozesse nach definierten Verfahren abbilden und an weitere Systeme anbinden. Zusätzlich entlasten Sie die Prozessbeteiligten durch Automatisierung.

Logo Jira Service Management
Technologie

Jira Service Management von Atlassian

Ermöglichen Sie Developern, Operatorn sowie weiteren Teams verschiedener Abteilungen die Zusammenarbeit und verbessern Sie deren Reaktionsgeschwindigkeit im Service Management. Reagieren Sie so schnell auf Vorfälle, Anfragen sowie Änderungen und bieten Sie Ihren Kunden ein optimiertes Serviceerlebnis.

Referenz

Gut gespurt zum Mobilitätsbroker

Die Entwicklung ihrer neuen Mobilitätsplattform „Switchh“ steuert die Hamburger Hochbahn AG über das Atlassian Projektmanagementtool Jira – eingeführt, administriert und gehostet von der TIMETOACT GROUP.

Referenz 01.06.23

Managed Service Support für Stabilität zentraler Plattform

Um Qualität, Verfügbarkeit und Performance der Plattform jederzeit sicherzustellen, steht TIMETOACT der N-ERGIE als Managed Service Partner zur Seite.

Webcast 07.10.21

Atlassian Roundtable: Level Up your Service Management!

In unserem Roundtable haben wir dieses Mal Speaker von yasson dabei: Gemeinsam wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie Microsoft O365 in Ihr Service Management integrieren und es so auf das nächste Level bringen. Microsoft 365 for Jira erlaubt Ihnen die verschiedensten Anwendungen wie Outlook, Microsoft Teams und viele weitere Anwendungen in Jira Software und Jira Service Management nahtlos zu integrieren.

Oct 26
Technologie Übersicht

HCL

Als „HCL Platinum Business Partner“ haben wir seit Jahren Erfahrung mit diesen Tools und werden diese auch in Zukunft für Sie betreuen. Die TIMETOACT GROUP gehört in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu den größten HCL Software Services Anbietern.

Webcast 25.10.21

Atlassian Roundtable: Aufstieg in die Atlassian Cloud!

In unserem Atlassian Roundtable zeigen wir Ihnen den Weg in die Cloud – vom IST-Zustand bis hin zum Arbeiten in der Cloud. Wir stellen unseren Kunden die verschiedenen Cloud Pläne vor

Nov 18
Headerbild zu Atlassian Cloud
Technologie

Flexibel mit der Atlassian Cloud

Atlassian Cloud gibt auch kleinen Teams die Möglichkeit, die Produktwelt von Atlassian zu nutzen. Es ermöglicht Ihnen eine flexible Anpassung der Userzahlen. Weiterhin können Sie bei Cloud Produkten aus drei kostenpflichtigen Varianten wählen. So passen Sie Ihr Atlassian Produkt immer Ihren individuellen Anforderungen an. Die mehrfach zertifizierten Atlassian Cloud Lösungen werden bei Amazon Web Services Inc. gehostet.

Logo Atlassian Confluence
Technologie

Confluence von Atlassian

Aufgaben erstellen, organisieren und gemeinsam daran arbeiten – alles an einem einzigen Ort. Confluence ist ein Arbeitsbereich für Teams und Organisationen, in dem Sie Ihre Dokumentation hinterlegen sowie Wissen gemeinsam entwickeln und mit anderen teilen können. Dynamische Seiten bieten Ihrem Team einen Ort zum Erstellen, Erfassen und Zusammenarbeiten rund um Projekte oder zur Ideenentwicklung.

Teaserbild IT Service Management Beratung
Service

IT Service Management Beratung: Prozesse mit IT unterstützen

IT sollte kunden- und serviceorientiert sein. Wir helfen bei der Umsetzung eines effektiven und effizienten IT Service Managements.

Mitarbeiter in der Produktion
Referenz 02.02.21

Einsatz von Atlassian in der Automotive Branche

Qualität, Innovation, Wissen und Teamarbeit haben oberste Priorität bei der Farmingtons Automotive GmbH. Zum Einsatz kommen Jira und Confluence von Atlassian.

einzelne Quadrate in bordeaux, türkis und grau
Produkt 01.12.20

CAT Connections Administration Toolkit

Das CAT Connections Administration Toolkit vereinfacht die Administration und verwaltet die Inhalte von HCL Connections.

Referenz

HOCHBAHN Managed Services

Eine performante und transparente IT bildet die Basis dazu, schnell auf neue Anforderungen reagieren zu können. Die IT-Spezialisten der TIMETOACT GROUP übernehmen die Managed Services für die gesamte IBM WebSphere Plattform der Hamburger Hochbahn AG (HOCHBAHN).

HCL Connections Engagement Center
Technologie

HCL Connections

HCL Connections ist eine führende Plattform für soziale Netzwerke, mit der Sie Ihre Arbeit schnell und einfach erledigen können.

Headerbild zu Incident Kommunikation Management
Technologie

Incident Kommunikationsmanagement

Statuspage ermöglicht, den Status einzelner systemrelevanter Komponenten im Überblick zu behalten sowie eine Historie vergangener Incidents. Unsere selbstgeschaffene Lösung ermöglicht Ihnen zudem, verschiedene Monitoring Tools anzuschließen und diese in bestimmten Zyklen abzufragen. Der Komponentenausfall erzeugt automatisch eine E-Mail an Ihr Ticketsystem.

Referenz 27.12.23

Verwaltung sensibler Daten durch digitale Personalakten

TIMETOACT ermöglicht die digitale Verwaltung von ca. 1600 Akten und 20.000 Personaldokumenten für die Pfalzwerke. Das Verwalten und Bearbeiten sensibler Personaldaten ist nun sicher, mit weniger Aufwand verbunden und von überall aus möglich.

Headerbild zum Ende der Server Neulizenzierung bei Atlassian
News

Ende der Server Neulizenzierung bei Atlassian

Ab Februar 2021 wird der Verkauf neuer Serverlizenzen, in den Folgejahren sukzessive Upgrades und deren Wartung eingestellt.

Headerbild zu Projektmanagement standardisieren und optimieren
Service

Projektmanagement standardisieren und optimieren | Atlassian

Mit festgelegten Standardtemplates können Sie Ihr Projektmanagement ganz einfach optimieren und mit BigPicture den Überblick über den Stand Ihres Projektes, Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben sowie die Planung und Auslasung Ihres Teams behalten.

Aug 19
Headerbild zu Cloud Migration
Service

Cloud Migration | Atlassian

Wir konnten in den vergangenen Jahren infolge einer Vielzahl von Migrationen best practices erarbeiten. Diese bilden das Fundament unserer Standards, Templates, Skripte sowie Checklisten und helfen Ihnen, sicher in die Cloud zu gelangen.

Aug 19