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Teams Webinare unter die Lupe genommen

Was ist der Unterschied zu Teams Online Meetings?

Einigen ist bereits aufgefallen, dass Microsoft Teams seit ein paar Wochen anbietet, „Webinare“ zu erstellen – zu den bisherigen „Besprechungen“ und „Live-Events“. Wie passen die Webinare hier rein, was ist der Unterschied und braucht der Anwender das überhaupt?

Screenshot Besprechung planen Microsoft Teams

Die Microsoft Docs Seite sagt, bei einem Webinar können bis zu 1000 Teilnehmer aktiv teilnehmen. Bei E3/E5/A3/A5-SKU Lizenzen gibt es sogar noch einen „Nur zuhören“-Modus bis zu 20.000 Teilnehmern (also etwas wie Microsoft Live-Event oder YouTube-Streaming).

Aber wir sind in einem Webinar, daher „aktiv teilnehmen“ – also wie in einer Online-Besprechung. Dazu sei gleich gesagt, eigentlich sind das Online-Besprechungen mit kleinen Zusatzoptionen. Kein großer Wurf und keine vollwertige Webinar-Plattform, trotzdem brauchbar. Für eine externe Präsentation, für die sich die Teilnehmer registrieren sollen oder auch intern, bei der Vorstellung der neuen Firmenstrategie, um einen Eindruck zur Teilnahme zu bekommen. Schauen wir uns die Details an.

Wir erstellen im Teams Kalender ein neues Event des Typen „Webinar“. Prinzipiell sieht die Maske gleich aus wie bei einer Besprechung, nur dass wir nun angeben können, wer sich registrieren muss und können ein entsprechendes Registrierungsformular erstellen und anpassen.

Einladung Microsoft Teams
Neues Webinar erstellen, Einstellung für Registrierung und Link zum Registrierungsformular

Im Registrierungsformular können wir Sprecher mit einer kurzen Biografie hinzufügen und auch weitere, eigene Felder erstellen, die wir von den Teilnehmern abfragen wollen.
Achtung: Die Sprecher hier haben nichts mit den Referenten oben in der Erstellung des Webinars zu tun – zumindest nicht technisch. Im Registrierungsformular muss der Organisator diese einfach neu eintragen, aber er kann auch weitere Sprecher, beispielsweise Gäste, eintragen, die nicht als Referent agieren.

Das Endergebnis kann sich der Organisator im Browser dann anschauen. Natürlich müssen sich der Organisator sowie die Referenten nicht registrieren.

Einladung Microsoft Teams
Anpassung der Registrierungsmaske mit Sprechern und Feldern
Screenshot Microsoft Teams
Registrierungsmaske in der Vorschau
Einladung Microsoft Teams
Einstellungen über den Teams-Kalender
Einstellungen der Teams Einladung

Im Teams-Kalender kann der Organisator dann weiterhin die Referenten verwalten oder auf die Registrierungsoptionen zugreifen – zudem findet sich hier dann ein Excel mit einer Übersicht auf alle Teilnehmer/Informationen.

Auch kann der Organisator hier die Webinar-Optionen einstellen, die unterscheiden sich aber nicht von den Besprechungsoptionen einer Online-Besprechung – außer von den Voreinstellungen. Für alle Teilnehmer ist der Warteraum angeschaltet (zumindest extern, je nach Einstellung am Anfang) und alle Teilnehmer sind auch Teilnehmer, nicht Referent wie in einer Besprechung.

Zum Abschluss noch ein kleiner Fallstrick: die Teilnehmer haben nur einen Link zur Registrierung erhalten, nicht zum Webinar. Entweder kopiert der Organisator den Link bereits in die Einladung (aber dann werden sich vermutlich einige nicht registrieren) oder er versendet den Link an alle registrierten Teilnehmer.

Referenten sind natürlich durch die Einladung selbst mit dem Link versorgt worden und Gäste sollten ebenfalls als Referent oder „optionalen“ Referent auf diese Weise eingeladen werden.

Das war es auch schon. Kein großer Wurf, kein Ersatz für eine Lernplattform – aber für kleinere Anwendungsfälle brauchbar.

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Ralph Siepmann
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