Urlaubsgenehmigung mit Workflow für Notes-Anwender
Einfach, übersichtlich, indvidueller Workflow – Der TIMETOACT Vacation Manager (ehemals edcom Vacation Manager) vereinfacht das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement für Ihre Mitarbeiter und Personalabteilungen, die Domino Notes im Einsatz haben. Das sind einige der wichtigsten Features:
- Einfache Antragsstellung
- Übersichten und Statistiken zu Urlaub und Abwesenheiten auf einen Blick
- Kalenderintegration inklusive OutOfOffice-Steuerung
- Individuell konfigurierbarer Workflow
- Transparenter Workflow für Stellvertreter, Kenntnisnehmer und Genehmiger
- Schutz der persönlichen Daten
- Dokumentation aller Vorgänge
Die Anwendung ist einsetzbar ab Domino / Notes Version 7.0, darüber hinaus sind auch Non Notes User in das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement integriert.
Das leistet der TIMETOACT Vacation Manager
- Verwalten des Urlaubskontos für jeden Mitarbeiter, aus dem sein Urlaubsanspruch, der bereits genommene sowie der noch zur Verfügung stehende Urlaub ersichtlich ist
- Verwalten von Abwesenheiten (Dienstreise, Dienstfahrt, Krankheit)
- Erstellen von Urlaubsanträgen durch die Mitarbeiter oder berechtigte Benutzer. Jeder Urlaubsantrag ist ein separates Dokument, das alle relevanten Daten wie Beginn, Ende, Dauer, den Stellvertreter sowie den Workflow enthält.
- Eintragen von beantragten/genehmigten Anträgen in die persönlichen Notes-Kalender (beziehungsweise Übernahme in den TIMETOACT teamCalendar) mit automatischem Update, wenn sich der Antragsstatus ändert
- Über die Ansicht “Meine Vertretungen” sieht ein Antragsteller, welche Urlaubsvertretungen er bereits übernommen hat
- Anwesenheitsinformation bei Einsatz von Sametime
- Konfigurieren eines individuellen Workflows für jedes Konto
- Zentrale Pflege der Konto-Einstellungen für unterschiedliche Bereiche/Abteilungen durch Organisationsprofile
- Komfortabler Import der Mitarbeiterdaten aus dem Domino Directory
- Web-Fähigkeit für die Antragstellung und den Stellvertreter-Kenntnisnahme-Genehmigungs-Workflow
- Ein spezieller Agent passt die Urlaubskonten automatisch nach einem Jahreswechsel an
- Reduzierung des Verwaltungsaufwands bei einzelnen nicht angetretenen Urlaubstagen durch Gutschriftenanträge durch die Anwender
- Mehrsprachigkeit der Notes- und Web-Version (deutsch/englisch)
Urlaubsanträge auch für Non-Notes-Anwender
Beim Vacation Manager wurde großer Wert auf die Integration von Non-Notes-Usern gelegt. Um Mitarbeiter im Unternehmen ohne Notes Client mit in das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement einzubeziehen, sind auch Non-Notes-Konten verfügbar. In diesem Konto wird definiert, welche Notes-Anwender (Owner) wiederum Anträge für dieses Konto stellen dürfen. Im Konto können berechtigte Personen eine Mailadresse eingeben. Werden dann Anträge für Non-Notes-Anwender erstellt, wird eine Informationsmail an diese Emailadresse geschickt.
Der Vacation Manager bietet diese Vorteile
- Ajax – Schneller Aufbau von Ansichten: Durch den Einsatz vonmodernen Web-Technologien erhalten die Anwender eine schnelle und komfortable Anwendung
- Organisationsprofil(e) – Einfache Wartung von Konten für unterschiedliche Bereiche/Abteilungen: Durch das “Organisationsprofil” ist die zentrale Wartung der Kontendaten wie Urlaubsbezeichnungen, Anzahl der Urlaubstage, Workflow-Vorgaben, Verfall von Resturlaub etc. für unterschiedliche Bereiche/Abteilungen einfach zu handhaben. Sie können die Einstellungen auf alle zugehörigen Konten übertragen, womit pauschale Änderungen – wie etwa der Wechsel eines Genehmigers für eine Gruppe – sehr einfach sind. Eine individuelle Einstellung im Konto ist ebenso möglich.
- Erweiterungen durch Zusatzkonten mit Kontingent – flexible Anwendungsfälle auch für andere Kontingente: Der Vacation Manager ist nicht nur auf die Genehmigung von Urlaubstagen beschränkt. Sie können bis zu drei Zusatzkonten pro Organisation / Konto mit einem Kontingent definieren und sind so auch in der Lage, die Zusatzkonten für die Genehmigung vonbeispielsweise Fortbildungzu nutzen, indem Sie im Organisationsprofil ein Zusatzkonto z.B. für “Schulungstage/Weiterbildung” anlegen.
- Mehrere Organisationsprofile – abteilungsbezogene Anwendungsfälle: Da Sie im TIMETOACT Vacation Manager mehrere Organisationsprofile und pro Organisationsprofil bis zu drei Zusatzkonten mit Kontingent einrichten können, z.B. ein Organisationsprofil pro Abteilung, steht Ihnen im Unternehmen eine Vielzahl an denkbaren Anwendungen über die Nutzung der Zusatzkonten mit Kontingent zur Verfügung
- Eigener Workflow für jedes Konto – Individuelle Anpassungen: Für jedes Konto können Sie einen individuellen Workflow festlegen, optional werden die Einstellungen von Organisationsprofilen verwendet.
- Stellvertreteranzahl – feste und variable Vorgaben: Sie können bis zu drei Stellvertreter festlegen. Die Stellvertreter können “fest definiert” sein (Antragsteller kann nicht wählen) oder variabel. Den Eintrag über die Stellvertreteranzahl legen Sie im Konto des Mitarbeiters fest.
- Flexible Stellvertreter Optionen – Fix oder variabel, optional oder kein Stellvertreterzwang: Vielfach kann es sinnvoll sein, dass sich ein Antragsteller von Fall zu Fall entscheiden kann, ob er einen Stellvertreter angeben möchte. Mit der Option “optional” stellen Sie Ihren Mitarbeiter diese Möglichkeit zur Verfügung. Die Option “variabler Stellvertreter” hingegen definiert, dassder Anwender einen Stellvertreter angeben muss, diesen jedoch frei wählen kann.
- Hohe Sicherheit: Die Durchführung von Änderungen in Konten oder in den Organisationsstrukturen ist einer einzigen Rolle vorbehalten, dem Anwender steht damit keinerlei – auch keine noch so geringfügige – Bearbeitungsoption des Kontos zur Verfügung.
- Rollenbasierter Lesezugriff auf alle Dokumente: Für bestimmte Anwender kann es sinnvoll sein, Lesezugriff auf alle Dokumente (Konten und Anträge) zu erhalten. Diese Option steht Ihnen durch eine Rolle zur Verfügung
- OutOfOffice-Agent-Aktivierung: Für Termineinträge der Urlaubsdaten können Sie den OutOfOffice-Agent im entsprechenden Mailfile aktivieren und deaktivieren. Die zugehörigen Mailtexte können Sie dabei zentral einrichten.
- Flexible Konfigurationsmöglichkeiten: Für individuelle Anpassungen haben Sie eine Vielzahl an Konfigurationsmöglichkeiten
Ihr Ansprechpartner
Meriton Rama