Nach den selbstständigen Kaufleuten wurden die in Eigenregie betriebenen Lebensmittelmärkte angegangen: Inzwischen hat die TIMETOACT GROUP für die EDEKA Südwest Geschäftsunterlagen aller 1.200 von ihr betreuten Märkte digitalisiert. Im neuen IBM FileNet-Archivsystem stehen die früheren Papierakten nun in abgestufter Berechtigung ortsunabhängig für Ablage und Recherche bereit – eine große Erleichterung im Arbeitsalltag des Außen- wie Innendienstes.
Die EDEKA Südwest betreut Märkte in ihrem Liefergebiet von den Lagerstandorten in Balingen, Ellhofen, Heddesheim, Offenburg und St. Ingbert. Regelmäßig besprechen die Außendienstmitarbeiter in den Märkten die Sortimentsaufbauten und viele weitere Themen.
„Es geht darum, Konzepte der Großhandlung in die Märkte hineinzutragen“, erklärt Jacqueline Ganter aus dem Geschäftsbereich Vertrieb der EDEKA Südwest. Dafür braucht man Zugriff auf vielerlei Unterlagen. Dank des elektronischen Archivs müssen die Außendienst-Beschäftigten diese heute nicht mehr bei jedem Besuch mitnehmen. Sie müssen auch nicht mehr ständig den Innendienst anrufen, damit der ihnen bestimmte Dokumente zu einem Vorgang heraussucht und zusendet – was angesichts der Aufbewahrung in Papierform oft nicht von jetzt auf gleich ging; eine Volltextsuche wie beim digitalen Archiv gibt es im Aktenordner schließlich nicht. So konnte die Suche manchmal dauern, die Bereitstellung von Informationen war insgesamt aufwändig.
