TIMETOACT ist Teil der

Höchster Komfort beim Urlaubsmanagement: Semper nutzt TIMETOACT Vacation Manager als SaaS

Bildungsträger profitiert von Nutzerfreundlichkeit der M365-kompatiblen TIMETOACT-Lösung
Referenz als PDF

Semper – freier Bildungsträger für alle Altersgruppen – suchte nach einem passenden Tool, um sein Urlaubsmanagementsystem abzulösen. Die bisherige Lösung war mit einem hohen Pflegeaufwand verbunden, den die Einrichtung nicht mehr selbst stemmen wollte. Mit dem TIMETOACT Vacation Manager für Microsoft 365 fand Semper eine Lösung, die als Software as a Service (SaaS) maximalen Komfort bietet und seinen Ansprüchen an Benutzerfreundlichkeit gerecht wird.

Ausgangssituation:

  • Semper hatte als Urlaubsmanagementsystem eigenentwickelte Lösung im Einsatz
  • Hoher Pflegeaufwand rund um den Betrieb des Tools
  • Wunsch nach moderner Lösung, die sich mit Microsoft 365-Produktpalette verknüpfen lässt

Lösung:

  • TIMETOACT Vacation Manager als Software as a Service (SaaS)

Mehrwert:

  • Hohe Benutzerfreundlichkeit
  • Nahtlose Integration in M365-Landschaft
  • Semper gibt Verantwortung für Hosting, Wartung, Betrieb und Support an TIMETOACT ab

Neuer Urlaubsplaner für Semper: Auch Lehrkräfte müssen Urlaub beantragen

Rund zwölf Wochen Ferien im Jahr stehen Schüler: innen in Deutschland zur Verfügung, um sich vom anspruchsvollen Schulalltag zu erholen. Entgegen einem häufigen Vorurteil lehnen sich Lehrkräfte in dieser Zeit nicht nur zurück – so haben sie einen Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen und nutzen den Rest der unterrichtsfreien Zeit z. B. für Weiterbildung und Unterrichtsplanung. Ihren Urlaub müssen Lehrkräfte, Sekretär:innen und sonstige Beschäftigte an Schulen genauso beantragen wie andere Arbeitnehmer:innen auch. Als Urlaubsmanagementsystem kam bei der Semper Gruppe lange Zeit eine eigenentwickelte Lösung zum Einsatz.

Diese war mit einem hohen Pflegeaufwand verknüpft: Semper übernahm alle Tätigkeiten, die mit dem Betrieb des Tools anfielen, bislang selbst – Aufgaben, für welche der Bildungsträger eigentlich nicht genügend IT-Ressourcen mitbringt.

Kernanforderung:

Von Seiten der Schulleitung bestand der Wunsch, ein modernes, Cloud-basiertes Urlaubsmanagementsystem einzuführen und die Verantwortung für Hosting, Wartung, Betrieb und Support komplett abzugeben. Das Tool sollte den 700 Beschäftigten von Semper deutschlandweit an allen Standorten zur Verfügung stehen und sich mit der Microsoft 365-Produktpalette verknüpfen lassen.

Vacation Manager als SaaS besticht durch Komfort und klare Funktionalität

Im Vacation Manager für Microsoft 365 der TIMETOACT sah Semper die für sich passende Lösung: Ein schlankes, anwenderfreundliches Urlaubsmanagementsystem, welches sich auf die für Semper relevanten Funktionen fokussiert.

Startbildschirm des Vacation Managers mit Urlaubsübersicht
  • Das Tool bietet alle wesentlichen Funktionen wie Urlaubsantrag, Stellvertreterauswahl sowie Urlaubsgenehmigung und verzichtet dabei auf unnötigen Schnickschnack.
  • Nutzer:innen authentifizieren sich einfach über ihre Microsoft 365-Benutzerdaten.
  • Der genehmigte Urlaub erscheint automatisch im Outlook-Kalender des Antragsstellenden.
  • Urlaubskonto, Urlaubskalender und weitere Dashboards (z. B. zu Urlaubsanträgen, Vertretungen und Aufgaben) helfen Beschäftigten, stets den Überblick zu behalten.
  • Urlaubstage werden automatisch berechnet – dabei berücksichtigt das Tool Wochenenden und Feiertage.

Um seinen Aufwand rund um den Vacation Manager so gering wie möglich zu halten, entschied sich Semper für die Nutzung als Software as a Service (SaaS). TIMETOACT übernimmt in dem Rahmen Hosting, Wartung, Betrieb und Support und den Verantwortlichen bei Semper bleibt mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.

Am Vacation Manager gefällt uns – neben der nahtlosen Integration in unsere M365-Landschaft – vor allem die einfache Anwendung. Die Antragsstellung ist sehr intuitiv und zeitintensive Mitarbeiterschulungen sind somit überflüssig.

Dr. Swen Ziller Schulleitung des beruflichen Gymnasiums Semper Schulen Media gGmbH

Schritt für Schritt zur erfolgreichen Einführung

Als festen Termin für den Livegang des neuen Vacation Managers bestimmte Semper den 1. Januar 2023 – entsprechend startete TIMETOACT im November 2023 damit, die Umgebung aufzusetzen. Aus dem Vorgänger-Tool sollten lediglich Nutzernamen und Teams übernommen und migriert werden, wofür Semper die erforderlichen Daten als CSV-Export zur Verfügung stellte. Nach der Migration und der Einrichtung der Zugänge verknüpften unsere Expert:innen den Vacation Manager mit Outlook: Zum einen, um Nutzer:innen automatisch per E-Mail über Aktivitäten im Vacation Manager (z. B. Urlaubsgenehmigung) zu benachrichtigen, zum anderen, um die Urlaubseinträge automatisch im Outlook-Kalender zu übernehmen. Nachdem unsere Expert:innen die Einrichtung abgeschlossen hatten, übergaben sie den Vacation Manager für das Testing und letzte Optimierungen an Semper.

Urlaubsübersicht von Beschäftigten für Führungskräfte

Die Zusammenarbeit mit TIMETOACT hat reibungslos funktioniert. Besonders angenehm war es, eine Ansprechpartnerin zu haben, die uns eindeutig zugewiesen und immer über das Projekt im Bilde ist.

Dr. Swen Ziller Schulleitung des beruflichen Gymnasiums Semper Schulen Media gGmbH

Fazit: Einfache Handhabung und mehr Zeit fürs Wesentliche

Der Vacation Manager ging wie geplant zum Neujahr 2023 live. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase nutzt das Schulpersonal von Semper das Tool heute bereits routiniert und ist zufrieden mit Bedienung und Funktionalität. Dank der Bereitstellung des Tools als Software as a Service entfällt der Aufwand, den Semper vormals mit der eigenentwickelten Lösung hatte. Auch zukünftig steht TIMETOACT dem Bildungsträger bei Fragen und Problemen zum Vacation Manager im Rahmen des Support- Vertrags zur Verfügung.

Referenz als PDF zum Download

Die Semper Gruppe - der Bildungsträger für alle Altersgruppen - mit Hauptsitz in Dresden umfasst verschiedene Schulformen von der Grundschule über Gymnasien und Fachoberschulen bis hin zur Berufsausbildung und Erwachsenenbildung. Mit Standorten in sechs Bundesländern sind wir deutschlandweit aufgestellt und wachsen stetig weiter.

Referenz 25.10.22

Interaktives Onlineportal identifiziert passende Mitarbeiter

TIMETOACT digitalisiert für KI.TEST mehrere Testverfahren zur Bestimmung der beruflichen Intelligenz und Persönlichkeit.
Referenz 24.10.23

Hoch-performante Software für datenbasierte Entscheidungen

TIMETOACT begleitet die Hymer-Leichtmetallbau bei der Einführung von IBM Planning Analytics with Watson – für eine intelligente Unternehmensplanung sowie ein flexibles Reporting

Referenz 27.12.23

Verwaltung sensibler Daten durch digitale Personalakten

TIMETOACT ermöglicht die digitale Verwaltung von ca. 1600 Akten und 20.000 Personaldokumenten für die Pfalzwerke. Das Verwalten und Bearbeiten sensibler Personaldaten ist nun sicher, mit weniger Aufwand verbunden und von überall aus möglich.
Referenz 10.05.21

TIMETOACT erleichtert die Berichterstellung in IBM Cognos

Im Zuge der Modernisierung der Anwendung für Bette GmbH & Co. KG erweiterte TIMETOACT die Filter- und Auswahlmöglichkeiten in IBM Cognos individuell um wichtige kundenspezifische Funktionen. Besonders profitiert das Familienunternehmen bei der Nutzung von der Such- und Gruppierungsfunktion.
Gemüse in einem Korb
Referenz 28.01.22

edcom Vacation Manager in der Lebensmittel-Sicherheit

Urlaubsanträge und Dienstreisen-Verwaltung: Der edcom Vacation Manager für Microsoft Office 365 ist im Einsatz bei der QS Qualität und Sicherheit GmbH in Bonn.
Referenz 23.11.22

Interaktive Lagerkarte für die Schweizerischen Bundesbahnen

TIMETOACT entwickelt eine interaktive Monitoring Map, um das zentrale Alarmmanagement und Service-Monitoring für die Schweizerischen Bundesbahnen, kurz: SBB, zu visualisieren.

Referenz 27.01.22

Talend Migration in Rekordzeit

TIMETOACT migrierte innerhalb kürzester Zeit die Talend Data Integration Suite inkl. aller Workflows und Prozesse auf die interne Systemumgebung der Stadtwerke (mit einer Subscriptions-Lizenz) und unterstützt auch in Zukunft als Supportpartner im Bedarfsfall.
Referenz 06.03.24

TIMETOACT unterstützt KC Risk bei Benchmarking & Reporting

TIMETOACT unterstützte die KC Risk AG bei der Integration, Aufbereitung und Visualisierung ihrer Kundendaten. Alle Informationen stehen nun zentral zur Verfügung, sind per Knopfdruck abrufbar und Berechnungen erfolgen automatisiert.
Referenz

TIMETOACT realisiert integrierte Versicherungs-Software

Weniger als ein Jahr von Projektstart bis Systemeinführung: TIMETOACT entwickelte für die VOV D&O-Versicherungsgemeinschaft die integrierte, browserbasierte Versicherungssoftware „HERMES“. Die abteilungsübergreifende Individualsoftware deckt alle Kernprozesse der Versicherung vollständig ab. Die Anwender schätzen insbesondere die intuitive Nutzeroberfläche und die hohe Performance von HERMES.
Headerbild von Enterprise Service Management
Service

Enterprise Service Management

Unsere Enterprise Service Management Solution bietet Ihnen eine Möglichkeit das Service Management über ein einfach bedienbares Service Portal für alle Beteiligten zugänglich zu machen. Sie können in diesem Portal Ihre Prozesse nach definierten Verfahren abbilden und an weitere Systeme anbinden. Zusätzlich entlasten Sie die Prozessbeteiligten durch Automatisierung.
Kompetenz

Breitbandkabel-Monitoring bei Kabel Deutschland

Agil zum Ziel: TIMETOACT bringt für Vodafone Kabel Deutschland ein Monitoring-Tool an den Start: für mehr Wirtschaftlichkeit. Für mehr Klarheit. Für zufriedene Kunden.
Referenz

Die digitale Kundenakte mit IBM Content Manager

Bei der Einrichtung einer digitalen Kundenakte setzt der Fertighaus-Spezialist SchwörerHaus KG seit vielen Jahren auf IBM-Technologie.

Technologie 21.04.23

Mendix Testautomation

Qualität beginnt bereits in der Anforderungsaufnahme und geht weiter beim Testen während der Entwicklungsphase. Fehler, die man erst in der Testphase findet, sind deutlich teurer und aufwändiger (langsamer) zu beheben. Unsere Testautomationen lassen es gar nicht erst soweit kommen.
Referenz

Zentrales Capacity Management bei Sunrise

Wissen, was kommt: TIMETOACT vereinfacht und zentralisiert das Netzwerk-Kapazitätsmanagement von Sunrise.
Referenz

Zentrales Servicemonitoring bei Vodafone

Seit über 15 Jahren pflegt TIMETOACT zu Vodafone eine IT-Partnerschaft, die ihresgleichen sucht.

Headerbild zu Microsoft FinOps
Service

FinOps Microsoft – Microsoft Cloud Kostenoptimierung

TIMETOACT bietet sowohl Lizenzmanagement- und Complianceberatung im Bereich Microsoft, als auch technische Beratung (z. B. zur Nutzung von Azure Services) an.
Technologie 07.01.22

Beratung rund um Mendix

Entwickeln Sie Ihre Lösungen schnell und selbstständig mit dem führenden Technologiehersteller in Low-Code. Nutzen Sie das Toolkit von Mendix und modellieren Sie Ihre Applikationen mit visuellen Elementen.
Referenz

Referenzstory Media Broadcast: Immer auf Empfang

Gemeinsam mit TIMETOACT digitalisiert Media Broadcast seine Prozesse und sorgt so für eine bisher nicht dagewesene Transparenz und Zuverlässigkeit der Services.
Headerbild zum TIMETOACT Onboarding
Referenz 28.09.20

Onboarding-Lösung von TIMETOACT

Neue Mitarbeiter ins Unternehmen einzuführen geht mit einem effizienten Ticket-System beispielsweise in Jira schneller, einfacher und effizienter. Unsere Experten haben hierzu eine Lösung entwickelt.
Referenz 01.10.24

Data Fabric im Krankenhaus - Agaplesion

Die Implementierung einer Data Fabric auf Basis des IBM Cloud Pak for Data System ermöglicht AGAPLESION, komplexe Analysen durchzuführen. Dadurch wird die Kosten- und Leistungstransparenz in der Patientenversorgung erhöht und die Grundlage für zukünftige KI-Anwendungen geschaffen.